지금 사용하시는 이메일의 개수가 몇개나 되시나요?

저는 지금 Naver 메일을 개인적인 용도로 사용하고, Hotmail을 기존의 MSN 메신저에 등록된 외국인들과 연락을 하는 용도로 사용하고, Gmail은 2개의 계정으로 하나는 개인적인 목적으로 이용을 하고, 다른 하나는 팀블로그용으로 이용을 하고 있습니다.
총 4개의 이메일을 주로 이용을 하고 있습니다.

그 외에는 Nate 메일과 Daum 메일도 있지만 특별히 이용을 하지 않고 있습니다.
오늘 Daum 메일을 이용하는데 추가를 해보자는 생각이 들어서 이메일 관리에 대한 개인적인 노하우를 한번 적어보도록 하겠습니다.

아직 정확하게 이메일을 사용하시는 분들을 많이 뵙지는 못했지만, 이메일은 SMS처럼 문자가 아닌 기존의 편지를 대체하는 용도로 사용하는 것이 적합합니다. 물론 휴대전화가 널리 퍼지기 전, SMS와 같이 사용을 하기도 하였었지만, 실제의 목적은 그런 단순한 메세지의 교환이 아닌 다소 정형화 된 내용의 전달이라는 것입니다.

핸드폰이 보급화되면서 이메일은 즉시 확인하지 않고 기다리는 점 때문에 갑갑하여 이용량이 급감하였는데요. 그럼에도 이메일의 목적성은 아직 살아있습니다.

이번 포스팅에서는 스팸에 대한 관리와 이메일 계정이 여러 개일 경우에 효과적으로 관리를 하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.



  • 스팸 관리

 
혹시 여러분의 이메일도 위의 이미지와 유사하지 않으신가요?

보통 이메일이 위와 같이 되는 경우에는 총 3가지 이유가 있습니다.

  1. 이메일에 전혀 관심이 없거나
  2. 계속 별로 신경을 쓸 필요가 없는 메일만 와서 관심이 떨어졌거나
  3. 스팸 때문에 짜증이 나서 버렸거나

이렇게 3가지 정도로 구분을 할 수 있겠습니다.

여기서 1번의 경우, 포털 사이트와 구글, hotmail 등은 모두 카페, 블로그, 메신저 등이 목적이고 이메일은 목적이 아니었다는 분들은 이 글을 특별히 읽으실 필요가 없으리라고 생각됩니다.
(하지만 순수하게 이메일 관련 팁을 얻어가신다고 생각을 하시면 좋을 수 있습니다.)

2번과 3번의 경우에는 다소 귀찮으시겠지만 이번 기회에 대대적인 정리를 한번 해보시기를 권장합니다.



  • 관심없는 메일 정리

다소 시간이 걸리는 작업이기는 합니다만, 위와 같이 수시로 정보를 보내주는 이메일에는 대부분 '수신 거부' 와 관련된 버튼이 꼭 있습니다.
수신 거부와 관련된 내용을 꼭 체크해 주세요.

사실 이 부분은 회원가입을 하면서 이메일과 문자 메세지를 수신하시겠습니까? 하고 묻는 부분에서 거부를 선택을 하면 전혀 오지 않습니다.
앞으로 회원가입을 할 때에는 필요 없는 안내 메일을 막기 위해서 수신 거부를 눌러주시는 것이 도움이 됩니다.


참고로 싸이월드의 경우 알림메일 수신 거부에 대한 내용을 환경설정에서 하실 수 있습니다.

메일 정리를 하시면서 필요없는 곳에 가입된 경우 회원 탈퇴 등의 정리도 함께 해주시면 좋습니다.
(이 부분에 대한 이유는 아래에서 설명하도록 하겠습니다.)

메일 정리를 하실 때, 귀찮으시다고 그냥 모두 삭제 누르시거나, 모두 스팸 메일로 처리하지 마시고, 반드시 제목 정도로 구분해서 스팸 처리할 것들은 스팸으로 처리하시고, 삭제를 하실 것들은 삭제를 해 주시는 것이 좋습니다.



  • 아웃룩과 스마트폰, 웹 사이트 접속

전통적으로 PC에서 이메일을 관리하는 것뿐만 아니라, 스케쥴과 연락처 관리 등을 위한 프로그램으로 조금이라도 사용을 할 줄 아는 사람과 그렇지 못한 사람의 업무 능력 부분에서 큰 차이를 느끼게 되도록 만들어주는 프로그램 중 하나가 바로 아웃룩입니다.

만약 직장 PC 에 MS Office 가 설치되어있다면 따로 책이나 인터넷 검색을 통해서 활용법을 알아보세요.
지인들 중 일부는 '신세계를 마주했다.' 라는 느낌으로 표현을 하기도 합니다.

우선 이번 포스팅은 이메일과 관련된 부분이나 이메일 이야기만 하도록 하겠습니다.

보통 아웃룩을 이용하시면 특별히 신경쓰실 필요없이 순수하게 POP3로 개별 메일을 모두 등록하고 사용하실겁니다.
그런데 최근 스마트 폰이 보급화되면서 이렇게 메일을 관리를 하시면 비효율적인 사용이 되는 경우가 제법 생겨납니다.

POP3와 IMAP에 대한 기술적인 내용은 아래에서 간단하게 정리하도록 하고, 만약 회사 PC에서는 아웃룩을 이용하고, 집에서는 이메일을 인터넷 익스플로러 혹은 다른 웹 브라우져를 이용하고, 외부에 나가있거나 하는 경우에는 스마트 폰을 이용하는 경우라고 생각을 해봅시다.

아웃룩을 사용하실 때에는 아웃룩 프로그램에서 모든 것이 관리가 가능하지만, 저처럼 이메일을 한번에 4개를 이용하시는 경우. (오늘 한메일도 추가를 하였으니 총 5개가 되었군요.) 웹 브라우져로 확인을 하려면 굉장히 복잡합니다. 또, 스마트 폰에서 아웃룩처럼 한번에 관리를 해주는 어플리케이션을 설치를 하지 않으면 마찬가지로 관리하기가 제법 복잡해집니다.

그리고 이런 경우도 종종 겪으셨을겁니다.
출근을 하면서 스마트폰으로 이메일을 확인합니다.
회사에 도착하여 아웃룩을 켜니 이미 확인한 이메일이 확인하지 않았다고 나옵니다.
회사에서는 새로운 메일이 온 것을 읽지는 않고 퇴근을 합니다. 하지만 집에서 웹 브라우져를 켜니 이미 읽은 것으로 처리가 되어있습니다.

지금의 읽었다는 표시와 읽지 않았다는 표시는 하루에 이메일을 처리하는 양이 굉장히 많은 경우 업무에 주는 부담이 차원이 달라집니다.
하루에 이메일이 50통이 넘게 오는데, 아웃룩에서는 읽었지만 나중에 외부에서 스마트폰으로 이메일 수신 확인하려고 켰다가 내가 이미 읽은 50통 다운로드 하면 열받습니다.

혹은 시간이 지나면서 아웃룩에서는 오래된 메일을 저장하고 삭제하고... 굉장히 번거롭지 않으신가요?

  • POP3 인가? 혹은 IMAP인가?

간단하게 설명을 드리자면 POP3는 이메일 서버에서 귀하의 아웃룩, 혹은 스마트폰 등의 기기로 해당 메일을 다운로드 받습니다.
다운로드를 받으면서 수신을 한 것으로 처리할 것인지 등의 설정이 모두 가능합니다만, 보통의 경우 일단 POP3가 무엇인지... 설정하는 곳에서 SMTP가 무엇인지도 모르시는 분들이 많은데 설정까지 바라는 것은 무리겠죠. 그냥 아웃룩처럼 이메일주소와 비밀번호 넣어서 그냥 자동으로 되면 참 좋은 그런 것입니다. -_-

IMAP은 무엇이냐면, 정말 쉽게 이야기를 해서 웹 페이지에 들어가서 확인하듯 하는 것입니다.
쉽게 이야기를 하자면, 이 방식을 이용하면 아웃룩에서 읽었는데, 스마트 폰에서는 읽지 않았다고 표시되는 문제가 완전히 사라집니다.

POP3와 IMAP을 설정하는 부분은 보통의 경우 웹 페이지로 이메일 서비스에 로그인을 한 뒤, 환경 설정과 같은 페이지에 들어가면 POP3와 IMAP을 설정할 수 있습니다. 여기서 POP3를 끄시고 IMAP을 켜시면 됩니다.

  • 개인적인 관리 방법

그러면 개인적인 관리 방법을 소개를 해드리겠습니다. 그냥 제가 이렇게 사용한다는 것이지 추천한다거나 꼭 이렇게 사용하라거나... 이런 의미는 전혀 아닙니다. 아마 지금 위의 방법을 보시고는 자신만의 커스텀한 관리 방법을 구상하시는 분들이 많으실겁니다. 각자 자신의 상황에 맞는 방법을 이용하여 적용하시면 됩니다.

자주 사용하는 PC에는 아웃룩을 설치하고 관리를 합니다.
외부 PC에서는 웹 브라우져로 로그인을 합니다만, 자주 사용하는 PC보다 고정적이지 않은 PC를 사용하는 경우가 더욱 많습니다.
따라서 외부에서 이메일을 확인하려면 한번에 4~5개의 이메일 페이지를 로그인하는 불편함이 엄청나게 싫었습니다.
또, 아이패드에서 특별히 메일 확인을 위한 아웃룩 어플을 구입하지 않고, 메일 하나로 모든 것을 확인하고 싶었습니다.

gmail이 메인 메일이기 때문에 Naver, Hotmail, Hanmail, 그리고 저희 팀 메일을 모두 POP3로 gmail에 다운로드를 하도록 시킵니다.
그러면 gmail에서 주기적으로 해당 메일들에 새로운 메일이 있는지 확인하고 다운로드를 받습니다. Naver와 Hanmail은 다운로드를 하면서 읽음으로 표시하고 Hotmail의 경우에는 읽지 않음으로 표시합니다. (그냥 개인적인 이유입니다만, 특별히 한국에서 수신확인 열심히 확인하면서 읽었는데 왜 아직도 답변이 없냐고 전화하거나 문자하는 사람은 아직 한번도 뵙지 못했습니다.)

아, POP3로 땡기면서 SMTP를 통해 나중에 답변을 쓰면 수신한 메일 주소로 답변이 되도록 설정하는 등의 세심함은 필요합니다.

그리고 gmail을 IMAP으로 아웃룩과 아이패드로 연결을 합니다.
끝입니다.

위와같은 방식으로 gmail에 한번 로그인을 하면 Hotmail, Naver, Hanmail이 모두 확인이 가능합니다.
답신을 적는데도 전혀 문제가 없습니다.

아마 메일 사용하시면서 각종 불편함을 느끼셨던 분들은 이 글이 정말 큰 도움이 되리라 생각합니다.

  • 불필요한 서비스에 대한 회원 탈퇴를 말씀드리는 이유

회원 가입이 되면 알게 모르게 이메일과 전화번호 등이 유출이 됩니다.
하물며 카페에서 도착한 메일 등에서도 스팸이 있는 천국입니다.
보통 이렇게 스팸이 도는 경우에는 한번 이메일 주소 뭉치를 판매하고, 스팸 메일을 몇번 보내다가 걸리거나 잡히거나 하는 등의 이유로 멈추게 됩니다. 하지만 또 유출이 되고, 또 유출이 되고 하면서 끊이지 않는 것입니다.

뭐, 어느 홈페이지에서 고의로 유출을 시키겠습니다마는... -_-

회원 가입을 할 당시 적은 주소가 많은 Nate (정말 포기했습니다) 메일과 한메일의 경우 스팸이 한달에 적으면 100통에서 많으면 500통 정도가 옵니다. 하지만 회원 가입을 할 때 주소를 적은 빈도가 낮은 Naver 메일(사용을 시작한지 얼마 되지 않았습니다.)은 스팸의 빈도가 굉장히 낮습니다. 그리고 Hotmail의 경우 영어로만 종종 스팸이 오고, 회원 가입을 할 때 한번도 사용하지 않은 Gmail은 스팸이 전혀 오지 않습니다.

간편하게 스팸으로 수신 거부를 처리해도 됩니다만, 사이트에 직접 들어가서 수신거부를 하시거나 회원 탈퇴를 권장하는 이유는 그렇게 함으로써 추후에 스팸이 들어올 가능성을 굉장히 낮출 수 있기 때문입니다.



글은 여기서 마칩니다.
그러면 앞으로는 보다 편리하게 이메일을 관리하시기를 바라겠습니다.

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by 가우초 2012.02.11 11:22